Общие сведения
о состоянии хранения архивных документов
в муниципальном архиве Администрации Таврического
муниципального района Омской области
по установленным критериям
1. Организация хранения архивных документов
1.1. Соблюдение нормативных условий хранения архивных документов
1.1.1. Муниципальный архив с октября 2006 года размещается в отдельном специально отреставрированном одноэтажном здании, площадь, которого 150 кв.м.
Площадь трёх архивохранилищ – 79,7 кв.м., в том числе в архивохранилище документов по личному составу – 54,5 кв.м.; в архивохранилище документов постоянного хранения – 25,2 кв.м.
1.1.2. В здании имеется пожарная и охранная сигнализации. Двери в архивохранилищах металлические.
По окончании рабочего дня хранилища опечатываются
1.1.3. В помещении муниципального архива центральное отопление. Температура в неотапливаемый период от 16 градусов, в отапливаемый до 23 градусов. Относительная влажность 50-55%. При высокой температуре проводится работа по увлажнению помещения, обеспечено проветривание помещения. Имеются контрольно-измерительные приборы. Показания записываются в специальном журнале.
1.1.4. На всех окнах имеются решетки распашного типа и жалюзи. Освещение искусственное. Все светильники закрытого типа.
1.1.5. Влажная уборка проводится ежедневно 1 раз в квартал согласно годовому плану проводятся санитарные дни с применением необходимых средств для генеральной уборки помещений, обеспыливание коробок осуществляется влажной тряпкой ежеквартально.
Все документы в архивохранилище хранятся на стеллажах и в картонных коробках.
1.2. Оборудование архивохранилища средствами хранения
Архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами, которые согласно правилам расположены перпендикулярно стенам с оконными проёмами.
Расстояние между стеллажами – 60 см, расстояние между стеной и торцом стеллажа- 90 см.
Имеются 4 металлических сейфа.
Фотодокументы хранятся в конвертах, в папках. На конверте проставлен номер единицы хранения.
Видеодокументы хранятся в заводских упаковках, вертикально расположенных в коробке. Документы постоянного хранения размещены в архивохранилище А, в коробках- 100%, в архивохранилищах Б, В в коробках- 100%.
1.3. Организация хранения архивных документов в архивохранилище:
в архивохранилищах имеются топографические указатели, в которых обозначено местонахождение архивных фондов. Стеллажи, шкафы, полки пронумерованы в соответствии с нормативными требованиями. На ярлыках обозначены: наименование архива, номера фонда и описи, номера дел. Учётные документы хранятся в металлических сейфах, закрытых деревянных шкафах.
1.4. Организация проверки наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов:
В 2012 году при смене заведующего проведена проверка наличия и состояния дел со сверкой дел.
1.5. Качество ведения учета физического и технического состояния архивных документов.
Учёт физического и технического состояния архивных документов ведётся в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов, а также в тетради учёта физического состояния архивных документов.
1.6. Соблюдение общих требований к выдаче архивных документов из архивохранилища:
Во временное пользование учреждениям и организациям дела выдаются по письменному заявлению, оформляются акты выдачи. Дела, выдаваемые во временное пользование частным лицам, фиксируются в книге выдачи документов во временное пользование.
2. Организация учёта документов архивного фонда РФ
2.2. Учётные документы в муниципальном архиве хранятся в сейфах, закрытых деревянных шкафах.
Все принятые документы заносятся в книгу учёта поступлений документов.
Новая книга заведена в 2013 году, в пределах года – нумерация валовая. В конце отчётного года подводится итог принятых фондов и дел.
Список фондов в муниципальном архиве составлен в 2013 году.
Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов
в муниципальном архиве.
На 01.01.2015 в муниципальном архиве значится 69 фондов, в архиве документов по личному составу – 87 фондов.
На все архивные фонды заведены листы фондов, где фиксируются изменения о составе и объёме фондов на основании актов приема – передачи документов в муниципальный архив, на государственное хранение, о выделении к уничтожению, проверки - наличия.
На каждый фонд в муниципальном архиве имеется по 3 экземпляра описи дел постоянного хранения, по 2 экземпляра описей по личному составу.
При поступлении и выбытии дел в описи делается итоговая запись о количестве дел с указанием литерных номеров, фиксируются непринятые дела, а также подпись составителя и дата.
Описи хранятся в сейфе.
На все фонды заведены дела фондов, в которые включены все документы о работе с данным фондом.
2.3. Ежегодно на 1 января составляются сведения об изменениях в составе и объёме фондов. Учитываются все изменения, происшедшие за год в документах фонда и отражённые в листе фонда.
На 01.01.2015 г. в сведениях об изменении в составе и объёме фондов числилось в муниципальном архиве 70 фондов
7 130 дел, в архиве документов по личному составу- 87 фондов 12 183 дела.
На 01.01.2012 составлен список организаций – источников комплектования муниципального архива, в который внесено 26 организаций; в список организаций – возможных источников комплектования архива документов по личному составу, с которыми предварительно заключены договоры, внесено 52 организации.
На 01.01.2015 в списке организаций – источников комплектования муниципального архива значится 25 внесено организаций (исключено ЗАО «Гончаровское»); в список организаций – возможных источников комплектования архива документов по личному составу, с которыми предварительно заключены договоры, внесено 60 организаций.
Источники комплектования архива предоставляют в архив документы (инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, положение об экспертной комиссии, положение об архиве, всевозможные описи), которые затем направляются на согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области. Возможные источники предоставляют те же документы, но которые согласуются на экспертно-методической комиссии (ЭМК) архивного отдела.
Ежегодно проводится паспортизация архивов организаций – источников комплектования.
3.1. Дополнительные критерии
Документы Архивного фонда РФ используются в подготовке тематических запросов и запросов социально – правового характера, а также для подготовки статей и публикации книг.